Дахно І.І. Ділова кар’єра

Подождите немного. Документ загружается.

Етикет

Привітавшись з представниками чоловічої статі приблизно

одного з ними віку чи молодшими за нього, чоловік може сісти.

Якщо ж чоловік вітається зі старшим за нього чоловіком чи жінкою

будь-якого віку — то має право сісти лише тоді, коли сядуть вони.

Якщо є потреба, то такий чоловік може сісти і раніше за чоловіка

похилого віку чи жінки, запитавши на це у них дозволу.

Вітаючись з жінкою, чоловік може поцілувати їй руку. Це мож-

на робити лише у приміщені.

Не рекомендується цілувати жінці руку за першого знайом-

ства. Цілувати руку дівчині взагалі не прийнято.

Не вітаються через поріг, стіл чи будь — яку перегородку.

Заходячи у ліфт великого готелю, можна не вітатися з пасажи-

рами ліфта. У великому готелі люди, як правило, є випадковими

з якими зустрічі у минулому чи майбутньому є малоймовірними.

У невеликих готелях, особливо курортних та санаторіях, люди

бачаться регулярно. Там бажано вітатися.

Зрозуміло, що чемні люди вітаються, входячи до кабінету лі-

каря, адвоката тощо. Кілька слів про вітання/прощання у тому

випадку коли на руках рукавички. Чоловікам можна це робити

не знімаючи рукавичок. Коли ж хтось з чоловіків зняв чи почав

готуватися до цього, то з ним слід вітатися/прощатися теж оголе-

ною рукою.

На ділових прийомах (йдеться про те, коли накривається га-

лявина) вітатися та прощатися за руку слід з господарем та його

дружиною. З іншими учасниками прийому за руку можна не ві-

татися. Достатньо їм вклонитися.

Відбуваючи з прийому, слід дякувати за гостинність та цікавий

вечір, а не за випивку та закуску.

На великих прийомах господар проводжає лише почесних гос-

тей. Інших учасників прийому проводжають помічники господаря,

які їх зустрічали.

Провівши почесних гостей, господар може залишитися на тому

місті, де він їх провів, щоб усі запрошені мали змогу попрощатися

з ним.

Далі мова піде про вітання в офісі. Він є настільки важливим

елементом сучасного буття, що про нього складаються анекдоти.

В одному з них йшлося про те, що Червона Шапочка прийшла до бу-

динку, де жила її бабуся. Бачить — на ганку стоїть Вовк. Червона

Шапочка каже: «Вибачте, тут раніше жила моя бабуся». Вовк,

Розділ 3

колупаючись у зубах, відповів: « Так, дійсно, тут жила бабуся.

А тепер тут — офіс».

Культура ділового спілкування розпочинається, буквально,

з офісу.

Якщо гості чи то клієнти вперше прибули до офісу і незнайомі

з приміщенням, їх слід зустріти й провести. Спочатку — до місця

зустрічі, а після неї — до виходу. Той, хто супроводжує, крокує

першим. Відвідувач йде за ним. У кабінеті відвідувачів слід вітати

стоячи. Доречно зазначити, що військовий статути передбачають,

що військовослужбовець звертається до іншого військовослуж-

бовця стоячи. Автор цих рядків, який у минулому був офіцером,

свідчить, що такої вимоги у армії не завжди дотримуються, але вона

є. Доводилося читати, що під час оборони Москви восени 1941 року

генерал К. С. Москаленко (1902–1985) стоячи вітався з підлеглими

і віддавав їм накази. К. С. Москаленко командував Парадом Пере-

моги у Москві на Красній площі. Приймав його Г. К. Жуков. Мос-

каленку К. С. було присвоєно звання Маршала Радянського Союзу.

Повертаємося до кабінету. Вітаючись з прибульцями, встають

як чоловіки, так і жінки, які знаходяться у кабінеті.

У особистому спілкуванні про більшість титулів не згадують.

Військові звання та наукові звання (ступені) використовуються.

До військових людей можна звертатися на ранг вище. Наприклад,

підполковника можна назвати полковником. Звернення «доктор»

чи « професор» вживатися без додання прізвища. Жінку можуть

величати за званням (ступенем) її чоловіка (тобто «генеральша»,

«докторша», «професорша»).

Отже, як зрозумів читач, вітатися потрібно правильно. Що-

правда, навіть правильне вітання інколи може призвести до пока-

рання. Такий випадок трапився з автором цих рядків вже далекого

нині 1972 року. В той час автор був не професором, а лейтенантом

на далекосхідному радянсько — китайському кордоні. Лейтенантів

призначали помічниками чергового по частині. Постовий на контр-

ольно — перепускному пункті побачивши, що наближається коман-

дир полку, натискував сигналізацію. Почувши сигнал, черговий

по частині (а за його відсутності на місці — помічник чергового

по частині), вибігав зі штабу полку, якомога гучніше кричав: «

Полк! Смирно!» і стройовим кроком рушав до командира полку.

Автор в « Уставе внутренней службы» вичитав, що командувати:

« Полк! Смирно!» мають право лише командир полку та начальник

Етикет

штабу полку. Перший заступник командира полку цього права

не мав. Тому лейтенант І. Дахно, почувши сигнал, хвацько вибіг

зі штабу і правильно крикнув: « Встать!» «Смирно!» та стройовим

кроком попрямував до командира полку. Таке вітання командиру

не сподобалося. Він звелів негайно поставити помічником черго-

вого по частині іншого офіцера, а лейтенанта І. Дахна відправити

на 3 доби на гауптвахту. Коли командир полку запитав чому так

була подана команда, лейтенант І. Дахно відповів, що так велить «

Устав». Через півгодинки лейтенанта було покликано до кабінету

командира полку. Той листав « Устав». Гауптвахта була скасована.

Зрозуміло, що підполковник у лейтенанта вибачення не попрохав.

Надалі ж інші лейтенанти, всупереч «Уставу», продовжували ви-

гукувати: «Полк! Смирно!» і життя бігло як завжди.

3.3. Візитівка

Стандартний її розмір — 5 х 9 см. Про те, коли і де візитівка

вперше з’явилася, не доводилося зустрічати інформацію. Візитівка

вважається найпростішим, найшвидшим і найзручнішим способом

повідомлення найважливішої інформації про її власника. Візитівка

має оформлятися з дотриманням фірмового стилю. Зазвичай на ві-

зитівці зазначаються: прізвище, ім’я, по- батькові, адреса фірми,

номер телефону (стаціонарного, мобільного), номер факсу, електро-

нна пошта. Можуть зазначатися й реквізити компанії. Наприклад,

номер розрахункового рахунку. Може вказуватися номер ліцензії,

якщо певний вид підприємницької діяльності належить до розряду

ліцензованих.

У сучасному світі візитівка є важливим атрибутом ділової лю-

дини. За допомогою візитівки її одержувачу можна сповістити пев-

ну інформацію про її власника та те, чим він опікується.

Візитівки бувають діловими, особистими. Ті візитівки, що

спрямовані на коректне знайомство, містять повне ім’я та по —

батькові. Бувають і комбіновані візитівки. Вони містять як служ-

бову, так і особисту інформацію про її власника.

Корпоративна візитівка представляє компанію у цілому. Така

візитівка повідомляє інформацію про сферу діяльності компанії.

На візитівці зазначається загальний контактний телефон та/чи

Розділ 3

електронна пошта. Корпоративна візитівка має оформлятися у фір-

мовому стилі.

При створенні візитівки слід визначитися зі сферою діяльності

підприємства. Візитівка салону квітів матиме непривабливий ви-

гляд, якщо на ній міститемиться інформація, надрукована стан-

дартним шрифтом на білому фоні. Такій візитівці не завадив би

орнамент. Орнамент з квітів був би недоречним на візитівці науко-

во — дослідного інституту, що опікується вивченням раку чи інших

тяжких хвороб. Квітковий орнамент на такій візитівці викликав

би почуття далекі від оптимістичних.

На особистих візитівках не зазначається посада, місце роботи

та інша інформація з ділової сфери.

Помічено — для того, щоб інформація на візитівці не розпоро-

шилася у морі подібної інформації, візитівка має бути правильно

складена і оформлена. Інформація на візитівці має бути не просто

інформативною, а й бути спонукаючим чинником для ознайом-

лення з нею.

Візитівці завжди має бути притаманною певна оригінальність.

Людям не повинно здаватися, що візитівка є занадто простою.

Невиразність візитівки не приносить користі її власнику.

Фахівці радять, щоб візитівки співробітників компанії, яка

опікується страхуванням автомобілів, були яскравими й виготовле-

ні з паперу, який сам клеїться. Таку візитівку можна було б клеїти

у салоні автомобіля. Яскрава незвичайна візитівка доречна у тому

випадку, якщо того вимагає професія. Подібні візитівки викорис-

товують, наприклад, рекламні агенти, художники, музиканти.

На візитівках лікаря варто вказати години роботи. На звороті

візитівки можна зробити табличку, де зазначити дату і години від-

відання пацієнтом лікаря. Таку візитівку можна було б використо-

вувати і як талончик запису до лікаря. Візитівки з аплікаціями й

стрічками були б вдалими для працівників бутіків та салонів кра-

си. Оригінальними вважаються подвійні візитівки у вигляді кни-

жечки. Оригінальними є і фігурні візитівки чи такі, які за своєю

формою є логотипом компанії. Зустрічаються візитівки у вигляді

прищепки для білизни чи леза для гоління. Як візитку використо-

вують також ярлик на упаковці.

Увагу до візитки може викликати і матеріал, з якого вона ви-

готовлена. Традиційним матеріалом для візитівок є папір. Кажуть,

Етикет

що кількість видів паперу і дикту (картону) сягає 900. Очевидно,

така кількість може задовольнити будь — який смак.

Окрім паперу, для виготовлення візитівок широко викорис-

товується пластмаса. Вона буває як прозорою так й непрозорою,

як глянцевою так і матовою. Приємними на дотик й красивими є

візитівки, що виготовляють з пробкового дерева. До ґатунку «кру-

тих» можна віднести візитівки, які за свій матеріал мають цінні

породи дерева.

Інколи візитівки виготовляються з мінералів. Була інформація

про те, що одна з київських компаній випустила комплект таких

візитівок для російського президента — Бориса Єльцина. Калі-

графічні надписи на візитівці, виконані вручну, надають їй поміж

знавців особливий шарм.

Для виготовлення візитівок використовується і шкіра. На дум-

ку деяких фахівців ознакою солідності є золотий шрифт на чорному

фоні.

Солідними вважаються і мармурові карточки.Інші ж фахівці

радять виготовляти візитівки з паперу високої якості. Поверхня

паперу може бути різною.

Якщо на візитівку дивитися з точку зору ціни та якості, то пе-

реважають візитівки, виготовлені з допомогою шовкотрафаретно-

го друку. Виготовляються такі візитівки впродовж щонайменше

3–4 днів.

Найшвидше візитівки виготовляються з використанням циф-

рового друку. Такі візитівки можна виготовляти лише на білому

папері.

Отже, щодо виготовлення візитівки обмежень зі сфери фантас-

тики не існує. Вона може бути виготовленою з гуми, рентгенівсько-

го знімку, золота або ж у вигляді різних предметів і форм. Фахівці

радять ніколи не забувати відчуття міри. Це відчуття є найголо-

внішим порадником у будь-якому візуальному втіленні фантазії.

Радять також щоб дизайнерам, які опікуються створенням візи-

тівок, чітко і зрозуміло пояснювалися бажання замовника щодо

візитівки для того, щоб була створена саме бажана вами візитівка.

Основними правилами поводження з візитівкою є наступні.

Візитка вручається так, щоб її одержувач міг зразу ж про-

читати її текст. Власник візитівки вголос промовляє своє ім’я та

прізвище.

Розділ 3

Якщо змінилася адреса, то одночасно з новою візиткою

обов’язково надсилається і попередня.

Візитівки, які надсилаються поштою або з кур’єром, кладуть

у спеціальний конверт. На конверті зазначаються ім’я, прізвище

та посада адресата.

Якщо ви були у чужому офісі, а в цей час там не було того,

кому б ви хотіли вручити вашу візитівку, то у візитівці слід загнути

верхній правий кут, а потім розправити його. Цю візитівку слід за-

лишити у секретаря (чи у канцелярії). Заломлений кут означатиме,

що візитівка до цього офісу прийшла «своїми ногами». Якщо ж

карточка передається водієм або кур’єром, то верхній правий кут

не заломлюється.

Під час знайомства першим вручає візитівку той, у кого посада

є нижчою за рангом. Іноземним партнерам першими вручають ві-

зитівки господарі.

Вручаючи візитівку, слід відрекомендуватися. Приймати візи-

тівку слід правою рукою. Візитівку слід уважно прочитати і лише

після цього її можна сховати. Після цього той, хто одержав візи-

тівку, вручає свою.

Під час переговорів отримані карточки можна розкласти перед

собою на столі. Такий крок вважається доцільним, щоб не забути

імен та прізвищ співбесідників, з якими щойно відбулося знайом-

ство.

Зворотній бік візитівки має бути чистим. Двомовні візитівки,

на яких інформація певною мовою (наприклад, українською і ан-

глійською) міститься на одній стороні візитівки, а на зворотній

стороні — іншою мовою, свідчать про незнання етикету щодо ві-

зитівок.

Якщо існує потреба мати візитівку, складену ще й іноземною

мовою, то необхідно виготовити два комплекти візитівок.

Чому зворотна сторона візитівки має бути чистою — це досте-

менно пояснити важко. Так прийнято. Можливо тому, що на зво-

ротній стороні часто є потреба зробити певні записи про власника

візитівки, обставини і місце зустрічі з ним тощо.

Візитівку можна використовувати не лише для ділового зна-

йомства, а й для низки інших обставин. З матеріалу, викладеного

вище, читач вже зрозумів, що означає заломлений, а потім ви-

правлений правий верхній кут візитівки. Тепер слід запам’ятати,

що означає абревіатура (пишеться малими літерами латинського

Етикет

алфавіту) у нижньому лівому куті візитівки. Розшифровка абре-

віатури подається у дужках. Використовується французька мова.

Колись вона відігравала таку роль, яку нині відіграє англійська.

Ще й донині у Європі на міжнародних форумах делегації у залі

розміщуються за французькими назвами країн. Якщо використо-

вувати англійську мову, то делегацію США слід саджати на одній

із задніх лав. Французька ж назва США дає можливість посадити

американську делегацію на одній з передніх лав зали.

Отже, у лівому нижньому куті візитівки можна зазначити:

• p. r. (pour remercier) — вислів подяки;

• p. f. (pour feter) — поздоровлення з нагоди свята;

• p. f.c. (pour faire connaissance) — вислів задоволення зна-

йомством;

• p. p.c. (pour prendere conger) — прощання при остаточному

від’їзді;

• p. c. (pour condoleance) — вислів співчуття;

• p. f.v. (pour faire visite) — бажання нанести візит;

• p. m. (pour memoire) — нагадування;

• r. s.v. p. (responder s’il vous plait) — прохання відповісти.

Наведений вище перелік не є вичерпним. Можуть використо-

вуватися ще й деякі інші позначення. Наприклад:

• p. p. — заочне відрекомендування;

• p. f.n. a. поздоровлення з Новим роком.

На візитівках від руки можна робити і інші написи (« з вдяч-

ністю за поздоровлення», « з найкращими побажаннями» тощо).

З візитівкою можна надсилати квіти та подарунки.

3.4. Риторика

Успіх у діловій кар’єрі часто залежить не лише від професійних

якостей працівників, але й від їх уміння поводити себе, говорити

під час переговорів, на різного роду презентаціях, ділових зборах

і за звичайних робочих обставин.

Бути майстром свого слова не завадить всім, але особливо це

у нагоді тим, кому доводиться багато спілкуватися на роботі.

Ораторське мистецтво існує з незапам’ятних часів. Його ко-

ріння відслідковується у стародавній Іудеї та Месопотамії. У де-

Розділ 3

мократичних державах Стародавньої Греції ораторство було вже

професією. Саме там з’явилися публічна політика, публічний суд

та наука про ораторське мистецтво — риторика.

Ораторство потрібно не лише особам, які є представниками вла-

ди. Зрозуміло, що таким представникам воно потрібне передусім.

У армійській пародії на відому поему М. Некрасова «Кому живется

весело, вольготно на Руси?» були такі слова-відповіді:

«Начальнику физической,

Начальнику химической,

Зам по политической…»

Пояснимо тим, хто не служив у Радянській Армії, що у пол-

ку були, зокрема, такі структури: служба фізпідготовки, служба

хімзахисту, заступник командира з політичної роботи. Саме остан-

ньому найлегше було здавати справи своєму наступнику. Про зам-

політів говорили: « Закрив рот — значить справи здав».

Нині існують курси ораторської майстерності. Такі курси від-

відують керівники різних рівнів, журналісти, менеджери — піар-

щики, прес-секретарі та люди, для яких службова кар’єра стано-

вить певний інтерес.

Повчитися словесної майстерності — не завадить. На курсах

вчать методам проведення успішних виступів, розставлянню ак-

центів у промовах, підготовці текстів для доповідей, встановленню

контактів з аудиторією, контролювати хвилювання, привертати

увагу, нейтралізації негативних реакцій до доповідачів, відповіда-

ти на дошкульні запитання опонентів.

Курси ораторського мистецтва працюють у різний час. Працю-

ють, зокрема, у режимі вечірнього тренінгу.

Тим, хто не має можливості особисто відвідувати курси рито-

рики, пропонується дистанційний спосіб навчання. За цього виду

навчання курсантам надсилають для виконання практичні вправи

та пояснювальну теоретичну частину.

Поширеною формою навчання є консультації.

Найбільш ефективними заняття виявляються у тому випадку,

коли слухачі курсів мають можливість постійно практикуватися

в ораторському мистецтві у себе на роботі.

Мінімум теорій, максимум практичних вправ в ігровій формі —

це усталена схема тренінгів з ораторського мистецтва. Фахівці до-

тримуються думки, — щоб навчитися гарно говорити — потрібно

говорити. Це — потрібно тому, що навчитися їздити на велосипеді

Етикет

можна лише тоді, коли береш до рук велосипед і намагаєшся на ньо-

му поїхати.

Під час виступів впорядкованими мають бути як мова, так і

думки. Тема виступу має бути цікавою не лише для доповідача, а і

для слухачів.

Актуальності теми недостатньо для підтримування уваги ауди-

торії. Не завадять виразні жести, яскрава одежа (дещо з викликом).

Промову не слід перевантажувати інформацією. Доречно розбав-

ляти свій монолог жартами. Доречно ставити запитання аудиторії,

робити «ліричні відступи », наводити приклади з життя.

Американські вчені вважають, що успіх публічних промов

на 60 відсотків залежить від того, який вигляд має оратор, на 30 від-

сотків — від того — як він говорить і лише на 10 відсотків — від

того, що він говорить.

Далеко не кожна людина може впевнено і комфортно почува-

тися під час своїх публічних виступів. Зрозуміло, що у цьому світі

багато залежить від успадкованих здібностей. Колись одна чудесна

дама казала авторові цих рядків: «Гени пальцем не закриєш». Ора-

торські здібності можуть бути спадковими. Якщо ж такі відсутні,

то слід вчитися хоча б азам риторики.

Виступати перед слухачами у невеликій кімнаті простіше, ніж

у великій залі. Дуже важливим для успіху публічних виступів є

доброзичливе ставлення до аудиторії. Фахівці рекомендують для

виступів користатися цікавим матеріалом. Якщо ж такого немає

або його обмаль, то необхідно своєму виступу надати оригінальну

форму. Слухачі люблять, коли їх розважають, навіть, повідомляю-

чи їм професійну інформацію. Якщо ж виступ доповідача є «сірим»,

то багатий масив інформації не справить на слухачів очікуваний

ефект.

Увагою слухачів потрібно заволодіти впродовж перших же хви-

лин виступу. З цією метою необхідно зрозуміти, які основні пи-

тання цікавлять аудиторію та що слухачі очікують від доповідача.

Завчасно слід скласти психологічний портрет вашого пересічного

слухача і у думках під час виступу звертатися до нього.

Фахівці зазначають, що ніколи не слід одягатися нижче рівня

одежі слухачів, перед якими виступаєте. Якщо доповідач має намір

заволодіти увагою слухачів, то він має бути одягнений не гірше,

ніж вони.

Розділ 3

100

Якщо є можливість, то до свого виступу бажано познайомитися

зі слухачами, принаймні, з певною їх частиною.

Успіх виступу багато в чому залежить від його часу. Важливо

вибрати, якщо така можливість існує, той час, коли громада готова

й хоче вислухати вас. На початку конференції, семінару, зборів

тощо їх учасники особливо налаштовані на роботу. На початку за-

ходу слухачі бадьорі, зацікавлені, сприйнятливі до засвоєння ін-

формації. Наприкінці заходу слухачі вже думають про щось інше.

Ваш виступ зацікавить їх менше, порівнюючи з тим як це могло б

трапитись у випадку виступу на початку заходу.

Коли у багатті не підтримувати вогонь, — він гасне. Публічно

виступати слід якомога частіше. Не завадять тренування з публіч-

них виступів. Якщо ваша дружина чи чоловік не захочуть бути

«піддослідними кроликами», то за слухача можна використати

собаку чи іншу домашню тварину (нею, зрозуміло, не є теща).

Ділова кар’єра у сучасній фірмі залежить від уміння вмовляти

підлеглих, уміння користуватися не становищем в ієрархії, а по-

тенціалом власної красномовності.

За радянських часів формувався менталітет на кшталт «Ти на-

чальник, я — дурень. Я начальник, ти — дурень». Ті часи минули.

Усталеним стає підхід «Impact Without Authority». Він передбачає

перетворення начальників у координаторів, які спрямовують діяль-

ність підлеглих у потрібному напрямі, налаштовують комунікацію

між окремими групами співробітників. Такі начальники — коорди-

натори слідкують за тим, щоб діяльність їх підлеглих відповідала

очікуванням компанії.

У рамках зазначеного підходу підлеглим надається більша са-

мостійність. Водночас це передбачає і більшу відповідальність.

Підхід сприяє виявленню потенційних лідерів та відсіюванню тих,

кому лідерських якостей не вистачає. Участь у прийнятті рішень

перетворює співробітника у зацікавлену особу. Така участь — силь-

ний мотивуючий фактор.

У компаніях, які взяли на озброєння вказаний підхід, зменшу-

ється бюрократизм. Внутрішній клімат у колективі поліпшується

завдяки тому що взаємини стають лише формальними.

Традиційною «Ахіллесовою п’ятою» керівників було те, що

вони не розмовляли з підлеглими і не вміли їх вислуховувати. За-

звичай керівники давали підлеглим завдання у наказному тоні.