Гайдаенко А.А., Гайдаенко О.В. Логистика

Подождите немного. Документ загружается.

101

• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных под-

разделений предприятия адекватной информацией о движении продук-

ции по цепи поставок в режиме реального времени;

• реализация системы оперативного управления предприятием по

ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень при-

быльности);

• обеспечение прозрачности информации об использовании инве-

стированного капитала для руководства;

• предоставление информации для стратегического планирова

ния;

• предоставление руководству информации о структуре общих

затрат и расходов;

• обеспечение возможности своевременного выявления «узких

мест»;

• обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред-

приятия;

• обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов

потребителей;

• обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизациило-

гистических бизнес-процессов.

Требования к автоматизированным информационным сис-

темам:

масштабируемость —- способность системы

поддерживать как

единичных пользователей, так и множество пользователей;

распределенность — способность системы обеспечивать сов-

местную обработку документов несколькими территориально разнесен-

ными подразделениями предприятия или несколькими удаленными

друг от друга рабочими местами;

модульность — способность системы предоставлять пользова-

телям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из

специфики и сложности, деятельности предприятия, т.

е. система авто-

матизации гибкая и состоит из отдельных модулей, интегрированных

между собой (сбыт, склад, закупки, производство, персонал, финансы,

транспорт);

открытость — система автоматизации интегрирована в другие

информационные системы, она имеет открытые интерфейсы для разра-

ботки новых приложений и интеграции с другими системами.

При разработке информационных систем:

• особое внимание уделяется

методам измерения и сравнения ло-

гистических показателей, а также методам управления ими;

102

• разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы

оценки результатов обслуживания потребителей;

• устанавливаются нормативы для каждого вида логистических

процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;

• создаются так называемые хранилища данных, являющиеся ин-

тегрированными элементами информационных систем предприятий.

Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным

всем менеджерам предприятия, а также потребителям

и поставщикам;

• системы оценки и контроля интегрируются с системами обслу-

живания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов,

планирование логистических операций, управление запасами планиро-

вание производства, складирование и транспортировку.

Рекомендации при внедрении информационной системы:

• определиться с организационной структурой предприятия, т. е.

понять, что мы имеем, что хотели бы

иметь в ближайшем будущем, и

разработать положение об организационной структуре предприятия;

• разработать механизм финансово-экономического управления

предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансо-

вой структуре, определить центры финансового учета и финансовой

ответственности;

• выделить основные логистические цели предприятия (в зави-

симости от необходимости решения задач, стоящих перед информаци

онной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические,

информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

• разработать механизмы организации и оперативного управления

цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой

отчетности;

• сформировать технологию стратегического управления цепями

поставок, систему финансового планирования и контроля, а также сис-

тему финансового анализа.

В настоящее время в России

имеются информационно управ-

ляющие системы трех основных типов: АСУ отдельных складов, сис-

темы управления обеспечения материалами и комплексные системы

управления цепочек поставок. Наиболее целесообразно при выборе

систем управления отдавать предпочтение комплексным информацион-

но-управляющим системам, которые обеспечивают наибольший эконо-

мический эффект для предприятия.

Одной из таких эффективных систем управления является систе

ма AWACS( Advanced Warehouse Administration and Control System),

разработанная за рубежом и адаптированная к Российским условиям

компанией АВАЛОН СистемВижн.

Маликов О.Б. Цепочка поставок-логистика ХХI века// ЛОГИНФО, №10 2004.

103

Особенность этой системы в том, что она автоматизирует не

только отдельные склады, на и всю цепочку поставок. Ее основой слу-

жит центральный модуль, на который могут замыкаться несколько де-

сятков сотен АСУ отдельных складов и производственных предпри-

ятий. Отдельные системы, установленные на удаленных расстояниях

друг от друга складах и предприятиях, обмениваются

между собой и с

центральным модулем по внутреннему протоколу с использованием

сервера. Интерфейс позволяет обмениваться этим системам достаточно

компактным объемом информации, что очень важно при сегодняшнем

состоянии и ценах на сетевые услуги и при использовании коммутиро-

ванного доступа к этим услугам. Передаваемая информация включает в

себя и словесные сообщения и

электронные документы, команды, под-

тверждение действий, данные о складских запасах, объемах поступле-

ния, и выдачи груза… В центральном модуле происходит накопление

первичных статистических данных и прогнозирование потребностей и

отгрузок с учетом сезонных колебаний потребностей товаров.

5.4. Информационный поток:

понятие и виды

В логистике выделяют понятие «информационный поток». Счи-

тают информационным потоком совокупность сообщений, циркули-

рующих внутри логистической системы, а также между этой системой и

средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и

контроля логистических операций.

Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются

на разных носителях информации:

- бумажных документах традиционного типа;

- электронных

документах (магнитных и бумажных - перфоленте,

перфокартах) и др.

Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также рече-

выми.

Выделяют следующие группировки информационных пото-

ков: 1) горизонтальные, 2) вертикальные, 3) внешние, 4) внутренние,

5) входные, 6) выходные.

Горизонтальными называют информационные потоки, охваты-

вающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одно-

го уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями

104

потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посред-

никами по процессу обращения товаров.

Вертикальными называют информационные потоки, охваты-

вающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в

подведомственные или звенья логистической системы. Из корпораций и

холдинга - в дочерние предприятия и т.д.

Внешними называют информационные потоки, протекающие в

среде внешней по

отношению к логистической системе. Так, горизон-

тальные информационные потоки сообщений от предприятий-

партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, кото-

рому они направлены и который их получит.

Внутренними информационными потоками являются сообще-

ния, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логи-

стических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри

подсистемы. Остальные

сообщения для них внешние.

Входные информационные потоки - сообщения входящие в ло-

гистическую систему либо в одну из ее подсистем.

Выходные информационные потоки - сообщения, выходящие

за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационные потоки разделяют:

- по срочности: на обычные, срочные. Очень срочные («мол-

нии»).

- по степени конфиденциальности. Сообщения, содержащие

коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа.

- по значимости информационные потоки почтовых сообщений

делят на простые, заказные и ценные.

- по скорости передачи сообщений информационные потоки де-

лят на быстрые и традиционные (почтовые).

- по области

охвата информационные потоки делят на 1) мест-

ные; 2) иногородние; 3) дальние; 4) международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения

документального характера, оформляемых чаще всего на бумажных

носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке

и заверенных подписями и печатью отправителя- сообщения называют-

ся документальными. В информационных потоках документальные со-

общения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровож-

дающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содер-

жит информацию о материальном потоке, необходимую для управления

его движением.

105

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не ма-

териальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на

складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения

материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материаль-

ных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Документальное обеспечение логистического процесса - важная

задача логистики.

Информационные

потоки в логистике формируются в соответст-

вии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку

соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда

бывает изолированным (полным). Часто информационный и матери-

альный потоки протекают в разных временных интервалах.

Предпочтительнее вариант опережения информационных пото-

ков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает воз-

можность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же ин-

формационные потоки имеют опережение далеко не всегда, не редко

складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным

потокам в части характеристики этих потоков, но также соответствие

есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы общие для

не-

скольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается инфор-

мация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя

данных ресурсов.

Есть и другие несоответствия информационных потоков матери-

альным.

Информационные потоки характеризуют с помощью ряда оце-

нок: 1) по источнику возникновения; 2) направлению; 3) объему; 4) пе-

риодичности; 5) порядку согласования; 6) порядку утверждения; 7) сро-

кам действия; 8)

порядку хранения и др.

1. Источники возникновения сообщений могут быть различными

- от участников логистических цепей и смежных с ними организаций,

сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку

потоков.

2. По направлению информационные потоки могут быть горизон-

тальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно).

Горизонтальными называют сообщения между

участниками логистиче-

ского процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикаль-

ные информационные потоки протекают между разными уровнями

управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным.

106

Направление информационного потока трактуется и по-другому:

как прямое и косвенное.

Есть и третий вариант определения понятия «направление ин-

формационного потока» - учет географического или территориального

адресата его назначения.

3. Объем информационных потоков учитывают несколькими спосо-

бами. Один из них - учет размеров потока по числу: 1) документов; 2) лис-

тов в потоке; 3) страниц в

потоке; 4) пачек документов. Этот способ при-

меняют для определения объема больших информационных потоков.

Второй способ учета объема информационных потоков приме-

няют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом

строк в документе - документострок или числом слов в сообщении – в

телеграммах.

Третий способ учета - учет числа знаков в сообщении - оценива-

ется в

компьютерных системах в особых единицах измерения для учета

потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в

других случаях.

4. Периодичность информационных потоков характеризует час-

тоту их формирования. В логистике многие информационные потоки

разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материаль-

ный поток, параллельно с ним, чуть раньше

или чуть позже. Но некото-

рые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц,

ежеквартально и с другой частотой.

5.Информационные потоки документального характера проходят

при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые со-

общения на предприятиях, к примеру, согласовывают с, руководителя-

ми цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа

обычно

устанавливают определенные правила согласования его проек-

тируемого содержания.

6. Каждое документальное сообщение информационного потока

утверждается - подписывается определенными людьми: генеральным

директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без

соответствующей подписи документ силы не имеет.

7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами ко-

торого они становятся недействительными. Такие документы можно

использовать

лишь в течение срока их действия. Но большая часть ин-

формационных потоков к таким документам не относится и представ-

ляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления

материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и

состояние их движения к заданному месту доставки.

107

8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в ин-

формационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные

пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок

хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно

(вечно) и др.. Организация информационных потоков - дорогостоящее

дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ

расходу-

ется большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном про-

странстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и

освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не

простое, оно требует межгосударственных решений по использованию

коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных ма-

гистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космиче-

ской

связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование

названных коммуникаций - дорогостоящее дело. Создание и поддержа-

ние в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспе-

чивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и дли-

тельный процесс.

Взаимодействие информационных потоков с материальными.

Чаще всего логистический процесс начинается с информацион-

ного обеспечения и формирования информационных потоков,

предо-

пределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко

первые информационные потоки складываются из протоколов о наме-

рениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать

партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.

Второй информационный поток, следующий за названным - согла-

сованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой ин-

формационный поток в рыночной

экономике предваряет материальный

поток и является юридическим основанием для формирования потока ма-

териальных ресурсов. После этого информационного потока в согласован-

ные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток

либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с

условиями сделки, когда материальный поток отгружен, информация об

этом отсылается партнеру. После приемки материального

потока его поку-

пателем информация о поступлении передается поставщику материальных

ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется

также в течение всего времени движения потока.

Таким образом, на протяжении всего периода существования ма-

териальных потоков информационные потоки о них либо опережают

108

движение материалов, либо следуют после завершения какого-либо

этапа их движения, после приемки потока, перед его расформировани-

ем.

Одновременно создаваться информационные и материальные по-

токи не могут, так как условия и основания для появления каждого из

них разные. Именно последовательное чередование данных потоков

создает возможность появления одного из них на основе

предшест-

вующих функционирования второго потока.

Это означает, что широко известное положение логистики о том,

что в ней каждому материальному потоку соответствует информацион-

ный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно.

Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как

правило, не один, а несколько информационных потоков.

Во-вторых, сначала обычно рождается один-

два информацион-

ных потока, а только затем появляются основания для формирования

материального потока.

В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о

его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния мате-

риального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по срав-

нению с временем движения материального потока.

Организация надежного логистического

процесса и на стадии

сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения

или покупателя, требует опережающего создания информационных по-

токов по сравнению с материальными.

Информационное обеспечение материальных потоков часто обо-

соблено во времени и пространстве от процесса физического переме-

щения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от

движения материальных

потоков не обособлен ни во времени, ни в про-

странстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти ин-

формационные потоки переводятся лицами, сопровождающими груз:

агентами, экспедиторами.

Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отсле-

живать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логисти-

ческий процесс, протекающий во внешней среде.

Внешние информационные потоки в

ряде случаев имеют не-

скольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является по-

лучателем материального потока, информация о котором содержится в

информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по

одному пути. Остальные маршруты подобных информационных пото-

ков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток.

109

Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по

тщательности оформления носителей информации, заверяются подпи-

сью и печатью.

Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы

логистического процесса - снабженческий, внутрипроизводственный,

сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала

процесса купли-продажи товаров, приемки их на склад предприятия,

которая является конечным этапом снабжения предприятия купленны-

ми

материальными ресурсами.

Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных

производственных подразделений - цехов и участков. Они, как правило,

мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

Управление информационными потоками при логистике - не са-

моцель, а средство управления материальными потоками, их формиро-

вание, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются

затраты на их

формирование, передачу, приемку и хранение информа-

ционных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их

приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и

приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каж-

дом участке информационного пути и квалификация операторов, заня-

тых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее оп-

ределить пропускную способность средств связи

, потребную для об-

служивания данных потоков в пунктах передачи, координации, прием-

ки информации. При проектировании информационных потоков выби-

рается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи.

В результате обеспечивается надежность материально-технического

обеспечения информационных потоков. Это означает, что информаци-

онные потоки требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать.

Без этого

надлежащее информационное обеспечение материальных по-

токов создать не удается.

5.5. Классификация основных задач

производства и сбыта, решаемых

с помощью информационных систем

Представим классификацию основных задач производства и сбы-

та в виде табл. 5.1.

110

Таблица 5.1

Содержание задачи Информационное обеспечение

1.1 Сбор фактических данных, пер-

вичный анализ производства и по-

требления

1.2 Анализ динамики производства

Статистические данные о фактиче-

ском производстве и поставках про-

дукции за ряд периодов. Характери-

стики предприятий и продукции

2.1 Анализ спроса на данный вид

продукции по данному виду пред-

приятий

2.2 ФСА продукции с точки зрения

данного потребителя

2.3 Анализ эластичности спроса на

данный вид продукции по данной

группе потребителей в зависимости

от цены

Статистика поставок данной про-

дукции на данном предприятии, зая-

вочная потребность отказа в постав-

ке.

Данные

о поставках конкурентов

Функциональная структура произ-

водства на предприятии заказчика.

Статистика поставок и цен продук-

ции и аналогов

3.1 Анализ возможностей поставки

на данную группу предприятий дру-

гих видов продукции

Данные о потребностях предпри-

ятий-заказчиков, технологические

возможности поставщика

4.1 Анализ новых рынков сбыта Данные об использовании продук-

ции на других предприятиях. Дан-

ные о производстве конкурентов

5.1 Анализ и прогноз функциониро-

вания предприятия.

Анализ сбыта и технологических

скачков производства

Данные о технологии, предметах и

средствах труда, данные о сбыте

6.1 Общая задача формирования

оптимальной номенклатурной про-

изводственной программы предпри-

ятия

6.2 Обобщенный анализ технологи-

ческих, сбытовых и сырьевых воз-

можностей производства

6.3 Определение стратегии предпри-

ятия по кадрам, по производству и

по продвижению продукции

Данные о технологических процес-

сах, предметах и средствах труда,

кадровом составе, финансовом со-

стоянии, данные о возможностях

привлечения рабочей силы нужной

квалификации, капиталовложения.

Данные о различных посредниче-

ских организациях

7.1 Общий анализ и прогноз произ-

водства и сбыта данной продукции

Данные о производстве и сбыте по

всем изготовителям и потребителям