Гайдаенко А.А., Гайдаенко О.В. Логистика

Подождите немного. Документ загружается.

Глава 2. Логистика закупок

2.1. Задачи и функции закупочной логистики

Закупочная логистика это процесс обеспечения предприятия

материальными ресурсами для производства, размещения его на скла-

дах, хранение и выдача в производство при необходимой потребности.

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной

логистики является удовлетворение потребностей производства в мате-

риалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Основу экономической эффективности закупочной логистики со-

ставляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворитель-

ного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое про-

водится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — главный, но

существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе

возможных логистических расходов и сроков поставок. Для оптового

покупателя такое положение дел требует точного расчета издержек

Хотя степень влияния снабженческих издержек на уровень общих про-

изводственных затрат в трудоемких и капиталоемких отраслях не столь

целика по сравнению с другими отраслями экономики (особенно мате-

риалоемкими), расчет затрат на приобретение сырья и материалов во

многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта ко-

нечной продукции.

В западной практике закупочной

деятельности выработан ряд

«общих правил» или рекомендаций, которые не только существенно

облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упро-

чивают положение компании, создают условия для выживания в конку-

рентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризует этические

нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим

образом: в основе успешной подготовки

и производства продукции

(при прочих равных условиях) лежат хорошие отношения между пред-

принимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с дру-

гой. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, по-

скольку их доверие и готовность помочь, особенно важны.

В отношениях с поставщиками рекомендуется держаться не-

скольких основных принципов:

• обращаться

с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;

• не забывать демонстрировать на деле общность интересов;

• знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его

деловых операций;

• проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у

поставщика;

• соблюдать принятые на себя обязательства;

• учитывать в деловой практике интересы поставщика;

• поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой

сфере.

На оптимизацию звена «закупка» логистической цепи, влияют не

только внешние факторы, перечисленные выше, но и внутренние при-

оритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельно-

сти и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска эко-

номических компромиссов между различными структурными подраз-

делениями фирм.

Развитие новых областей экономики и расширение предложения

товаров на рынках промышленно развитых стран Запада усложняет

функции сферы

закупок сырья и материалов. Успешное осуществление

закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где

они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка заку-

пок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной ин-

формации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок

для оптимизации закупок. Исходным пунктом исследования рынка

должна быть точно сформулированная постановка проблемы. Толчком

к проведению исследования могут стать соображения относительно

размера издержек, изменений в собственной программе сбыта, исполь-

зования результатов технического прогресса, повышения доли фирмы

на рынке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности разме-

ров предложения в будущем и многое другое. Простейший алгоритм

решения задачи исследования рынка может быть

представлен в виде

структуры его информационного обеспечения, перечня типов рынка и

постановки вопросов относительно его структуры и динамики.

Цель проведения исследований рынка закупок, сырья и материа-

лов определяет одновременно и типы рынков, которые должны быть

исследованы. Выделяют следующие их типы:

• непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время

потребности в сырье и

материалах);

• опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);

• рынки заменителей (полностью или частично заменяемых про-

дуктов);

• новые рынки.

Полученная информация должна отражать такие рыночные кате-

гории, как предложение, спрос и рыночный баланс. На базе этой ин-

формации, как правило, дается ответ на следующие вопросы:

• какова структура исследуемого рынка, или какая форма рынка

имеет место?

• как организован исследуемый рынок или как протекает балан-

сирование спроса и предложения?

• каким

образом будут развиваться структура и организация рын-

ка? Для того чтобы можно было глубже уяснить смысл перечисленных

вопросов и получить на них достоверные ответы, информация часто

подается в трех аспектах:

• современный анализ рынка («моментальный снимок»);

• динамика изменения конъюнктуры рынка;

• прогнозы изменения рынка.

При проведении анализа, важным инструментом исследования

рынка

закупок товаров производственного назначения являются запро-

сы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок можно

сориентировать на потенциальный спрос. Исследования рынка закупок

сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как

средство решения проблем, возникающих в научных исследованиях и

конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками

нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь

в виду,

что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка

закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутриза-

водской или внутрифирменной отчетности.

Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изде-

лий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продук-

ции. Например, в машиностроении оно начинается и

осуществляется на

стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения — обеспе-

чить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспек-

тами по профилю проводимой работы с целью их полной и объектив-

ной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и опи-

сания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно до-

биться экономически выгодных решений по

материалам и конструкции

будущих изделий. Поэтому прямой задачей органов снабжения являет-

ся сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспорт-

ных расходах и поиск их оптимального сочетания.

Количество материалов, дата начала поставок, и продолжитель-

ность периода их поступления зависят от производственных программ

компании, которые в свою очередь определяются результатами изуче-

ния рынков сбыта. Общей проблемой для большинства компаний явля-

ется следующая дилемма. Как осуществить производственную про-

грамму: путем прочного, но не всегда экономически эффективного

обеспечения материалами либо задерживая выпуск продукции в связи с

затратами дополнительного времени на закупку экономически выгод-

ных материалов? Изучив рынок и остановившись на каких-либо кон-

кретных

поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности

предприятия или фирмы в конкретных поставках.

2.2. Механизм функционирования

закупочной логистики

В главных промышленно развитых странах существует отрабо-

танный более или менее стандартный механизм материально-

технического обеспечения. Например, материальное обеспечение про-

изводственного процесса обрабатывающих отраслей в Германии, осно-

вано на системе складов предприятий-поставщиков, центральных скла-

дов и складов снабжаемых предприятий.

Традиционная система организации материального снабжения

окована на принципе хранения запасов. В

этом случае требуется

оформление документа о получении необходимых для производства

материалов па складе фирмы, где эти материалы подбираются и пере-

даются получателю либо доставляются прямо на рабочие места. В слу-

чае если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе

фирмы, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный

орган оформляет

заказ и посылает его поставщику. Поставщик прини-

мает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие - заказчик

отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобиль-

ным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их по-

ступлению принимают на центральном приемном пункте компании.

Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по коли-

честву и номенклатуре

. После оформления соответствующих докумен-

тов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производст-

ва.

Ввиду значительного разветвления и многообразия возможных

вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руко-

водства компаний вести строгий учет и контроль, за системой матери-

ально-технического снабжения своих предприятий потоки документа-

ции, соответствующие переходу от одного

структурного элемента при-

веденной схемы к другому, состоят главным образом из специально

разработанных формуляров. Например, отдел закупок или посредник

передает поставщику 9—10 документов, а поставщик, выполняя заявку,

передает на центральный пункт до 14 документов.

Вообще многочисленные формуляры с соответствующими ко-

пиями для различных отделов и подразделений дают некоторое пред-

ставление о размерах административных издержек в рамках

традици-

онной системы материального снабжения. Заказчик и поставщик, начи-

ная с заказа на материал, его доставки и получения, используют, около

15 форм документов, количество которых с соответствующими копия-

ми может разрастись до 50 экземпляров для оформления одной постав-

ки. Процедура документообмена облегчается при использовании ЭВМ

и автоматизированных систем управления, однако поток информации

достаточно велик. По оценке западногерманских специалистов, черес-

чур большим является и количество звеньев системы.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают

много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожи-

дающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к

возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обна-

руживаются, только когда материалы уже доставлены

по назначению.

Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предпола-

гает наличие соответствующего персонала и влечет значительные, за-

траты.

Хранение запасов при традиционной системе закупок предпола-

гает наличие комплекса складов с присущими им административными

издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содер-

жанию складов можно сгруппировать следующим образом:

1. Содержание складских помещений

а) амортизация складских зданий;

б) амортизация складского оборудования;

в) затраты на профилактический ремонт;

г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д) страхование зданий и земельный налог;

е) арендная плата.

2. Затраты на обслуживающий персонал

а) заработная плата складских рабочих и служащих;

б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3. Затраты на транспортные средства

а) амортизация;

б) расходы на топливо и энергию;

в) расходы на профилактический и текущий ремонт;

г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. Убытки от хранения запасов

а) охрана складов и старение материалов;

б) коррозия и другие потери;

в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета от-

пуска и приемки);

г) кражи;

д) потери вследствие понижения цен;

е) страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов западные

экономисты относят также потери процентов на капитал, которые мож-

но

было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банков-

ских счетов на финансирование строительства складских помещений и

оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи

издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система мате-

риально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ве-

дется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы по-

требность в

складах до необходимого минимума, упрощали процедуру

заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие

системы.

Система договоров с материально-техническом снабжении имеет

ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего, это сокращение

делопроизводства, а, следовательно, административных издержек. Од-

нако главный выигрыш для потребителей — возможность отказаться от

собственной, часто распыленной системы складов. Система договоров

позволяет высвободить капитал, замороженный в запасах.

Особенно важным моментом в материально-техническом снаб-

жении по договорам является возможность организации срочных по-

ставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение

24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассор-

тиментом образцов на складе.

Договорная документация включает в себя: собственно договор,

каталоги материалов,

соглашения по организации процесса подачи зая-

вок и выполнения поставок, а также инструкции по ведению контроля и

учета выполнения договорных условий. Вся документация формируется

таким образом, чтобы было возможно применение ЭВМ на трех стади-

ях процесса материально-технического снабжения. Значительное влия-

ние на закупочную логистику оказывает сама организация процесса

производства в

условиях быстрого изменения ситуации на рынке сбыта

и закупок.

2.3. Планирование закупок

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической

подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов,

комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов пред-

приятия. Для эффективного функционирования логистики закупок не-

обходимо знать, какие именно материалы необходимы для производст-

ва продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность

действий всех отделов и должностных лиц

предприятия по решению

следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребности, расчет количества заказы-

ваемых материалов;

• определение метода закупок;

• согласованность цены и заключение договора;

• установление контроля за количеством, качеством и сроками

поставок;

• организация размещения товаров на складе.

Эффективное планирование и информационное логистическое

обслуживание позволяют также снять противоречие между необходи

мостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией

складских запасов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) какие материалы требуются;

2) количество материалов, которые понадобятся, для производ-

ства продукта;

3) время, когда они понадобятся;

4) возможности поставщиков, у которых могут быть куплены

товары;

5) требуемые площади складских помещений предприятия;

6) издержки на закупки;

7) возможности организации

самостоятельного производства

некоторых деталей на предприятии.

Преимущество применения методики планирования потребности

и материалах заключается в том, что закупки и производство планиру-

ются исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться мето-

дом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесооб-

разно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных)

коле-

баний спроса на конечный продукт.

Прогнозные значения в отдельные периоды корректируются с

помощью так называемого фактора

, значение которого находится в

пределах, от 0 до I. Чем больше значение а, тем весомее влияние бли-

жайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фак-

тического потребления.

Определение потребности в материале достаточно трудоемкий

процесс, включающий в себя четыре этапа:

На первом этапе

происходит определение потребности в мате-

риале, исходя из Планирования Потребности в Материале. Определя-

ются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них

отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для переда-

чи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. На данном

этапе возможно использование системы MRP (Material Requirements

Planning), – это планирование потребности

в материалах или система

планирования производственных ресурсов. Использование данной сис-

темы заключается в автоматизированном управлении заказами, постав-

ками, контроле и учете всего торгового процесса.

Второй этап

включает в себя подготовку заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение

отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции

указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определя-

ет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

- Обычная консигнация;

- Заявка на производство;

- Заявка на поставку третьему

лицу;

- Заявка на перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые

характеристики необходимого материала, возможные от них отступле-

ния в виде идентификатора материала или группы материалов, требуе-

мое количество и сроки поставки.

При оформлении заявки на материал должен быть точно указан

идентификатор требуемого материала или группы материалов, количе

ство и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может при-

сутствовать краткое описание материала или группы материалов.

Третий этап

- согласование заявки на материал. На данном этапе

исполнитель, подготавливающий и оформляющий заявку на материал,

согласует её содержание с руководителем функционального отдела.

Такое согласование может проводиться с помощью проставления рек-

визита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе

согласования потребовалось внести изменения, в таком случае испол-

нитель проводит повторную

подготовку, оформление и согласование

заявки на материал.

2.4. Выбор поставщика, получение

и оценка предложений. Методы выбора

Выбор поставщика можно определить как процесс поиска или

отбора потенциальных поставщиков предприятия, их оценку по различ-

ным критериям а также окончательный отбор для размещения заказа.

Решение о выборе поставщика должно не только обеспечивать удовле-

творение наилучшим образом конкретной потребности предприятия, но

и соответствовать выбранной логистической концепции, а также реали-

зовывать общую

стратегию предприятия. Выделим основные стадии

выбора поставщика:

1) Подготовка списка возможных поставщиков.

2) Подготовка и отправка запроса в соответствии с заявкой на

материал.

3) Получение и оценка предложений.

4) Выбор поставщика.

1. Подготовка списка возможных поставщиков.

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал,

сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков,

состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены дого-

вора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных

с помощью различных информационных каналов, в том числе в резуль-

тате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

2. Подготовка и

отправка запроса.

В соответствии с данной заявкой на материал, отделом закупок

подготавливается запрос на материал, который представляет собой

просьбу к поставщику на поставку материала, требуемое количество и

сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы

запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом

запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и в случае не-

обходимости

, в него вносятся корректировки.

Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал состоит

из следующих этапов:

1) Организация или возобновление переписки с возможными по-

ставщиками.

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается

или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи,

которым может быть:

- Традиционная почта;

- Средства факсимильной связи;

- Электронная

почта;

- Личная доставка представителем исполнителя (Заказчика).

2) Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой

на материал.

3) Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его

отправке) и информации из документов, подтверждающих его получе-

ние, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

3. Получение и оценка предложений.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных

поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распро-

страненными и эффективными являются: 1) конкурсные торги; 2) пись-

менные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска

потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если

предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую

денежную

сумму, или планируется наладить долгосрочные связи между

поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщи-

ку, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об ус-

ловиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем

получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях

поставщика. На рис. 2.1 представлены этапы проведения тендера.

Реклама,

направленная на информирование потенциальных

поставщиков.

Разработка тендерной документации.

Публикация тендерной документации.

Приемка

вскрытие

тендерных

предложений

Оценка тендерных предложений.

Подтверждение

квалификации

участников

торгов

Предложение

присуждение

контракта

Рис. 2.1. Этапы проведения тендера