Новичков Н.В. Теория организации
Подождите немного. Документ загружается.
141
Тема 14. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ПРОЦЕСС.
14.1. Организация и процесс управления.
Процесс управления является одним из ключевых объектов исследования в современном
менеджменте. Это связано, в частности, с тем, что существует мнение о наличии двух
основополагающих систем в управлении, которые представлены структурой и процессом
управления. Они составляют две нераздельные стороны системы управления. Если структура
отражает относительно устойчивую упорядоченность ее элементов и отношений, то процессы
показывают динамику этих элементов и отношений во времени.
Характеристика процесса управления с точки зрения деятельности современной организации
предполагает рассмотрение его места и роли в социальном управлении, определение его значения для
совершенствования управленческой деятельности. Данное направление исследования актуально в
силу процессного характера управления, выражающийся в том, что менеджмент организации есть
динамическая система, постоянно обновляющаяся, изменяющаяся и формирующая различные
управленческие воздействия, что определяется огромным числом факторов социального,
экономического, демографического, политического, правового и иного свойства.
В общем виде процесс управления - последовательность действий, которые логично
связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем
преобразования ресурсов на “входе” системы в продукцию на “выходе” [23, с.116]. Соответственно
можно представить простейшую модель процесса управления (рис. 14.1.1).
Рис. 14.1.1. Модель процесса управления организацией.
Процесс управления организацией – это целенаправленная деятельность объединенных
в определенную структуру органов управления организации, направленная на достижение
поставленных целей путем реализации определенных функций, применения соответствующих
методов и технологий управления, а также разработки, принятия и реализации
управленческих решений [19].
Данное определение раскрывает составные элементы процесса управления организацией (рис.
14.1.2).
Процесс производства
Процесс управления
ресурсы
информация
продукты
информация
Организация
Процесс управления
организацией
Функции управления в организации
Методы управления организацией
Управленческие технологии в управлении
Управленческие решения в управлении
организацией
142
Рис. 14.1.2. Составляющие процесса управления организацией.
В литературе присутствует несколько подходов к классификации процессов управления. В
соответствии с одним из них, процессы подразделяются на три основных направления:
- во-первых, процессы формирования организации, к которым относится планирование,
организационное построение и структурирование организации, определение основных направлений
деятельности и др.,
- во-вторых, процессы функционирования организации, которые можно рассматривать с
позиций функций управления, принятия решений, организационных коммуникаций и др.;
- в-третьих, процессы развития организации, которые представлены в управлении
деятельностью по обеспечению инноваций и организационного роста [15, с.15].
Процесс управления организацией раскрывает следующие характеристики:
- специфика участников процесса управления, порядок их взаимодействия;
- представление процесса управления организацией как сменяющихся во времени этапов, как
управленческий цикл;
- детализация процесса управления на отдельные этапы с определением конкретных его
участников в организации [19].
Организация также часто представляется как управленческий процесс. В связи с этим,
наряду с объединением людей у организации появляется второй смысл, то есть организация –
это процесс организации.
Таким образом, управление организацией представляется процессом согласованных
целенаправленных действий, организованных тем или иным образом, о чем мы скажем ниже.
14.2. Процесс принятия управленческих решений.
Решение – это первичное концентрированное выражение человеческой воли. Решения
бывают техническими, управленческими, политическими и др.
В управлении организацией первостепенное значение имеют управленческие решения.
Существует мнение, что управленческое решение - это концентрированное выражение
процесса управления. Действительно, на его заключительной стадии управленческое решение играет
роль своеобразной формулы управленческого воздействия на определенный объект. Оно должно
отвечать ряду требований, среди них - обоснованность, четкость формулировок, реальная
осуществимость, своевременность, экономичность, результативность [25]. Тесная связь процессов
управления и управленческих решений позволяет иногда сводить процесс управления к совокупности
управленческих циклов, совокупности стадий, этапов принятия и реализации решений (постановка
задачи, разработка альтернатив, выбор решения, реализация решения и др.) [25]. На наш взгляд,
данная точка зрения является лишь одной из многих, так как процесс управления не ограничивается
областью управленческих решений, а включает большое количество иных составляющих, связанных
143
с созданием, функционированием и развитием организации (осуществление функций управления,
использование управленческих технологий и др.).
Тем не менее, процесс управления представляется через разработку, принятие и реализацию
управленческих решений. Процесс управления организацией также можно рассмотреть через
совокупность этапов управленческой деятельности, реализуемой через решения.
Управленческие решения обладают следующими свойствами:
1) управленческое решение предполагает наличие возможных вариантов действий и выбора
одного из них в соответствии с объективно существующей обстановкой, интересами и приоритетами
организации;
2) выбор и принятие варианта действий являются результатом сознательной деятельности
менеджеров, обязанных учитывать огромное количество внутренних и внешних факторов, связанных
со спецификой ситуации;
3) необходимость и основное содержание управленческого решения определяются целью и
ориентируются на ее достижение, при этом цель предопределяется интересами организации.
Организации, их подразделения и органы управления разрабатывают в рамках своей
деятельности варианты следующих групп решений:
1) решения повторяющихся ситуаций, для которых существуют стандартизированные
процедуры принятия решений;
2) решения, сочетающие в себе элементы технологического и творческого содержания;
3) решения в сложных проблемных ситуациях, требующих творческого подхода и
аналитической проработки многих вопросов, консультаций со специалистами и учеными, а иногда и
предварительных исследований некоторых проблем. Среди этой группы решений выделяются
решения, способные положить начало системе мероприятий, рассчитанных на долговременную
реализацию и определяющих перспективы развития организации в целом.
Управленческие решения в организации имеют ряд особенностей:
- возникающие в системе управления проблемы, как правило, являются многогранными и
поэтому одним решением не ограничиваются. Органы управления организации зачастую принимают
не одно решение, а целое множество с учетом времени и особенностей;
- в оперативной работе появляется необходимость принимать большое количество решений в
короткие сроки. Это требует от руководителей, принимающих решения, особых личностных качеств;
- в связи с характером деятельности и составом проблем, приходится принимать достаточно
большое число противоречивых решений;
- менеджеры, принимая решения, должны обеспечить их согласованность с ранее принятыми
решениями и социально-экономической целесообразностью;
- множество решений, принимаемых в организации, часто являются не окончательными, а
промежуточными, так как чрезвычайно часто не хватает достаточных ресурсов и возможностей для
полного решения проблем [19].
Управленческое решение – это концентрированное выражение процесса управления на
его заключительной стадии [23, с.127]. Оно выступает как своеобразная формула
144
управленческого воздействия на управляемый объект в организации и таким образом
предопределяет действия, необходимые для проведения изменений в его состоянии.
Процесс разработки, принятия и реализации управленческих решений включает в себя
несколько основных этапов (рис. 14.2.1).
Разработка, принятие и реализации управленческих решений накладывает необходимость
анализа ряда дополнительных категорий. В частности, данные решения должны соответствовать ряду
информационных компонентов (рис. 14.2.2) [27, с.30-31].
Проблема (проблемная ситуация) – это состояние ситуации, которое может быть изменено
посредством принятии и реализации управленческого решения. Знание о проблеме предполагает
выявление информации о причинно-следственных связях, характеризующих проблемную ситуацию,
а также о значимых целях, достижение которых будет означать разрешение данной проблемы.
Характеристика проблемы, таким образом, является критически значимой задачей в процессе
принятия решений, поскольку от того, как проблема будет определена, во многом, зависит выбор
решения.
Рис. 14.2.1. Этапы процесса разработки, принятия и реализации управленческого решения.
Рис. 14.2.2. Информационные составляющие процесса разработки, принятия и реализации
управленческих решений.
Возникновение проблемной ситуации
Описание проблемной ситуации (сбор информации)
Разработка вариантов решений (альтернатив)
Разработка критериев соответствия вариантов решений проблемной ситуации
Выбор варианта решения
Оценка возможных последствий
Корректировка варианта решения
Принятие решения
Реализация решения
Контроль за реализацией решения
Оценка реализации решения
Управленческие решения
Возможности
Результаты
Ограничения
Проблемы
Альтернативы
Действия
145
Возможность – прогнозируемая или проектируемая ситуация, которая может быть достигнута
в результате принятия и реализации того или иного решения. Появление возможности, как и
проблемы, является побудительным фактором для осуществления любой деятельности.
Альтернатива – это потенциально возможное направление действий, способствующих
достижению поставленных целей и тем самым разрешению проблемы или реализации имеющейся
возможности.
Действия – конкретный набор или последовательность шагов в рамках выбранной
альтернативы, способствующих достижению поставленных целей и желаемых результатов. Выбор
тех или иных конкретных действий предполагает наличие информации о возможных позитивных и
негативных последствиях (результатах) принимаемых мер, а также о политических, правовых,
экономических и иных ограничениях.
Результаты являются наблюдаемыми последствиями тех или иных действий. Фактические
последствия предпринятых действий не всегда могут быть просчитаны и предвидены заранее, не все
являются намеренными и желаемыми. Информация о последствиях действий, таким образом,
необходима как до, так и после их реализации. На основе данных о фактических последствиях
осуществляется оценка управленческого решения с точки зрения его эффективности.
Ограничения представляют собой условия, задающие спектр выбора путей и способов
решения проблемной ситуации или реализации возможности. Так, экономические ограничения могут
быть обусловлены доступностью ресурсов, правовые ограничения определяются доступными
формами и методами поведения конкретного субъекта, принимающего решение. Политические
ограничения определяются политической целесообразностью [27, с.30-31].
Управленческие решения представляют собой сложное образование, что ставит задачи их
декомпозиции и построения дерева решений, аналогичного известному всем дереву целей (рис.
14.2.3).
На дереве управленческих решений представлена схема декомпозиции некого
стратегического решения на логические составляющие. Декомпозиция должна последовательно
производиться до получения простых решений – тех вариантов действий, которые понятны
исполнителю и не требуют дальнейшего разложения.
Важную роль в реализации управленческого решения играет оценка его последствий, что
ставит вопрос об эффективности управленческой деятельности, о чем мы скажем ниже.
Таким образом, можно отметить, что в повседневной управленческой деятельности в
организации ее руководители и другие участники постоянно сталкиваются с необходимостью
принимать управленческие решения. Необходимо добавить, что вместе с ними они принимают еще и
производственные решения, касающиеся продуктов организации, и технологические решения,
связанные с осуществлением деятельности организации, и различные функциональные решения
(кадровые, финансовые, содержательные и др.), которые иногда могут носить и управленческий
характер.
1
1.1
1.2
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2.1
1.2.2
146
Рис. 14.2.3. Дерево управленческих решений.
14.3. Методы управления организацией.
Методы управления - совокупность способов и приемов целенаправленного воздействия
органов управления на социальные отношения, а также способ осуществления управленческой
деятельности, в результате которой достигаются цели организации [25], или, как отмечают
зарубежные авторы, методы управления - это эффективные способы достижения целей [19].
Методы управления организацией – способы обеспечения реализации миссии и
достижения главной цели организации через привлечение к профессиональной и иной
деятельности всех лиц, причастных к данной организации.
Рассмотрим классификацию методов управления организации.
Во-первых, по характеру воздействия выделяются прямые и косвенные методы, которые
реализуются через соответствующие организационные формы. Прямыми методами выступают
способы непосредственного воздействия на людей, работающих в организации. Такими методами
является администрирование, приказы, распоряжения, директивы, инструкции, поручения,
разнарядки и др. Косвенные методы имеют характер опосредованного воздействия через различные
гибкие механизмы продвижения необходимых решений в организации. Косвенными методами можно
считать диалог, призывы, воззвания, содействие, стимулирование, просьбы, договоренности и др.
Во-вторых, по содержанию можно обозначить административные, организационные и
психологические методы (табл. 14.3.1.).
Таблица 14.3.1. Содержание некоторых методов управления организациями.
№
Наименование
метода, ключевой
элемент управления
Содержание метода
Область применения
метода
Формы применение
метода
147
1
Административный,
официальный
профессиональный
статус
Способ
непосредственного
официально
закрепленного в
должностных
обязанностях
руководителя
воздействия на
подчиненных
Профессиональные
органы управления
организацией
(аппарат,
исполнительные
органы и т.п.)
1. Исполнение
поручений, приказов,
инструкций и др.
2. Реализация
мобилизационных
действий
3. Обеспечение
«военной дисциплины»
и др.
2
Организационный,
организация – вся
совокупность
организационных
отношений
Способ управления
организацией,
состоящий из
использования
организационных
отношений между
персоналом и
руководителями
Органы управления,
консультационные
органы, организации-
партнеры и др.
1. Установление
партнерских
отношений.
2. Вовлечение в
деятельность новых
участников
3. Обеспечение
«полезности» для
организации каждого
ее сотрудника
3
Психологический,
психологические
особенности людей
Способ управления
людьми с
использованием их
психологического
состояния,
потребностей,
интересов и мотивов
Весь персонал
1. Обеспечение
командного духа
2. Единое движение
всех сотрудников
организации
3. Нематериальное
стимулирование
персонала и др.
В-третьих, по степени конкретизации использования методы можно выделить общие и
частные методы. Общие, в целом, соответствуют методам, рассмотренным нами выше при анализе
предмета и метода теории организации. Мы отмечали системный подход, комплексный подход,
ретроспективный подход, прогнозирование, сравнительный анализ, социологические методы,
моделирование, экспериментирование, инновационный подход. Данные методы характерны для
управления всеми социальными системами, то есть организациями. Частные методы применяются
только в отдельных составляющих управления и характерны для отдельных групп организаций (табл.
14.3.2).
Таблица 14.3.2. Некоторые частные методы управления организациями.
№
Наименование
метода
Сущность метода
Содержание метода
1
Заключение
договоров с
партнерами
Методы продвижения
организации как базового
элемента новой перспективной
организации
1. Демонстрация протоколов о
намерениях и интеграционных
соглашений как подтверждений
«серьезности» объединительного
процесса
2. Осуществление реального
сближения организаций
3. Заключение стратегических и
тактических соглашений и др.
2
Реализация
специальных акций
и информационных
Методы привлечения
внимания к организации и ее
продукции
1. Предложение на рынке новых
привлекательных продуктов
2. Реализация информационных
148
кампаний
поводов
3. Создание и поддержание
информационного образа организации
и др.
3
Реализация функций
управления
организацией
Методы осуществления
различных направлений и
видов управленческой
деятельности по
формированию,
функционированию и
развитию организации
1. Реализация общих функций
управления организацией
(планирования, организовывания,
стимулирования, координации и
контроля)
2. Реализация конкретных
функциональных подсистем в
организации
3. Осуществление оперативных и
частных направлений управленческой
деятельности
Таким образом, в организации используется весь комплекс основных методов управления,
формирующих процесс управления.
14.4. Понятие управленческих технологий.
Под управленческой технологией понимается определенный способ достижения
поставленных общественных целей, сущность которого состоит в пооперационном осуществлении
деятельности. Таким образом, управленческая технология выступает в двух формах: как проект,
содержащий процедуры и операции, и как сама деятельность, построенная в соответствии с этим
проектом, то есть управленческая технология подразумевает представление процесса управления в
виде совокупности процедур, а достижение целей управления осуществляется через реализацию этих
процедур и операций.
Процедура есть набор действий (операций), с помощью которых осуществляется тот или иной
процесс (фаза, этап), характерный для данной технологии. Операция является непосредственно
практическим актом решения определенной задачи в рамках соответствующей процедуры
управления, т.е. это однородная, логически неделимая часть процесса управления, направленная на
достижение определенной цели, и, выполняемая одним или несколькими исполнителями [1, с.182].
В зависимости от специфики управляемых объектов выделяют различные виды
управленческих технологий: диагностирования, проектирования и реформирования
соответствующих подсистем; информационные, внедренческие и обучающие технологии; по
содержанию управления – производственные, политические, инновационные и др. технологии [19].
Разработка технологий должна осуществляться с использованием вербальных, графических,
математических, аналитических и др. моделей. Также используются общенаучные и частные методы
исследований (ретроспективный подход, эксперимент, социологические исследования и др.).
Технологизация управления – представление процесса управления в виде совокупности
последовательных и параллельных процедур и операций. Основания технологизации –
необходимость создания эффективного бесперебойного процесса управления. Цель технологизации –
создание постоянно функционирующей системы, работающей по определенному сценарию,
предусматривающему минимальное "волюнтаристское" вмешательство должностного лица. Средства
149
технологизации – разработка и внедрение сценариев, методик, инструкций, регламентов, положений
и др. в работе органов управления организацией по всем направлениям деятельности.
Возможные направления обеспечения технологизации управления организацией:
- разработка различных моделей управления организацией;
- документационное обеспечение технологизации (инструкции, методики, регламенты и
др.);
- проведение экспериментов;
- создание фондов методов;
- информационное обеспечение управления организацией и др.
Технология управления организацией - совокупность процедур и операций,
осуществляемых в определенном порядке и последовательности органами управления
организации для реализации ее миссии и достижения главной цели.
Основные принципы использования технологий управления организацией:
- системность (представление организации в виде системы);
- комплексность (реализация технологий по всем направлениям деятельности);
- поэтапность (представление процесса управления организаций в виде последовательных
и параллельных этапов);
- законность (применение технологий осуществляется в рамках действующего
законодательства);
- историчность (управленческие технологии в управлении организацией должны быть
исторически обоснованы);
- адаптивность (технология должна модернизироваться в зависимости от изменений во
внешней и внутренней среде);
- репрезентативность (технология разрабатывается с учетом широкого круга особенностей) и
др.
Управленческие технологии в организации касаются всех ее составляющих и всех этапов
процесса управления.
В управлении организациями управленческие технологии имеют свои особенности, среди них
можно выделить следующие:
- управленческие технологии носят специфический характер, что связано с необходимостью
их выборочного применения;
- управленческие технологии имеют многоуровневый характер, что выражается как в
необходимости обеспечения процесса управления на всех уровнях в организации, так и в постоянной
работе в различных системах;
- управленческие технологии не могут носить универсального характера, то есть успешное
использование той или иной технологии в определенной ситуации не всегда подразумевает ее
применение в других условиях.
Отметим, что важное значение для организации имеют информационные и
коммуникационные технологии, что еще в большей степени технолгизирует управление.
150
Таким, образом, в деятельности организации наблюдается необходимость использования
управленческих и иных технологий.
14.5. Организация организации.
Процесс управления организацией – это, кроме обозначенных выше аспектов, реализация
функций управления организацией.
Среди всего множества направлений и видов управленческой деятельности в нам наиболее
интересна общая функций организовывания или организация организации.
Организация организации– это совокупность направлений и видов управленческой
деятельности в организации, направленная на обеспечение бесперебойной работы всех ее
элементов и осуществление взаимодействия между нами для реализации миссии и достижения
главной цели организации.
Данное направление деятельности в литературе также называют организационным
проектированием и организационным построением [14]. Организация организации включает в себя
несколько основных этапов (рис. 14.5.1) [14].
Рассмотрим содержание данных этапов (табл. 14.5.1) [14].
Здесь, как при анализе управленческих решений, встает вопрос об эффективности
предпринятых мер и сформированных структур и процессов управления.
Систему и показатели эффективности управления мы рассмотрим в следующем разделе.
Таким образом, в управленческой деятельности выделяется организация организации,
представляющая собой организационное проектирование и построение.
Рис. 14.5.1. Этапы организации организации.
Таблица 14.5.1. Содержание этапов организации организации.
№
Этап
Составные части этапов
Содержание этапов
1
Анализ
факторов
внутренней и
внешней среды
организации
Выявление и описание
факторов среды
1. Анализ потенциальных факторов внутренней
среды организации
2. Исследование потенциальных клиентов,
партнеров и конкурентов организации
3. Прогнозирование влияния политической,
экономической, социальной и иной ситуации и
др.
Выявление основных
взаимосвязей между
факторами среды
1. Определение влияния факторов внешней
среды на структуру организации
2. Выявление взаимодействия внешнего
окружения и наличия ресурсов у организации
Анализ факторов внутренней и внешней среды организации
Проектирование и построение организационной структуры организации
Проектирование и построение процесса управления и процесса производства в организации
Корректировка организации
Выявление проблем и целеполагание организации